Persondatapolitik

Persondatapolitik for BIRN

1. Generelt

1.1
Vald. Birn A/S (herefter ”Birn”) er en international virksomhed med speciale indenfor fremstilling af støbejern. Vores kernekompetencer omfatter alt for udvikling, støbning og bearbejdning til overfladebehandling og montering. Du kan læse mere om Birn på hjemmesiden www.birn.com (herefter ”Hjemmesiden”).

1.2
Når du bevæger dig rundt på vores Hjemmeside, kommunikerer med os og/eller indgår en aftale med os mv., indsamler Birn oplysninger om dig som person. I denne persondatapolitik (herefter benævnt ”Persondatapolitikken”) kan du læse om de oplysninger, vi indsamler, hvilke rettigheder du har, hvordan vi behandler oplysningerne, og hvordan du kan kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores persondatabehandling.

1.3
Alle persondata, der behandles af Birn, er beskyttet af Databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger) og den tilhørende danske Databeskyttelseslov (Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger).

1.4
Det er en betingelse for brugen af Hjemmesiden, at du accepterer denne Persondatapolitik.

2. Dataansvarlig

2.1
Birn er dataansvarlig for de data, som indsamles af Birn ved din brug af Hjemmesiden og de øvrige behandlingsaktiviteter, der er beskrevet nedenfor i denne Persondatapolitik.

2.2
Hvis du har spørgsmål til, hvilke oplysninger Birn har indsamlet, registreret og løbende behandler om dig, eller du ønsker at udøve dine rettigheder, kan du kontakte os ved brug af nedenstående oplysninger:

Vald. Birn A/S
CVR-nr. 26 68 11 11
Frøjkvej 75
7500 Holstebro
Tlf: +45 99 10 20 30
Email: mail@birn.dk

2.3
Hvis du har spørgsmål til brugen af vores Hjemmeside eller vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.

2.4
Birn er dataansvarlig for personoplysninger, der anvendes i forbindelse med følgende aktiviteter:

1. Kommunikation med Birn
2. Indgåelse af kundeaftale
3. Gæsteregistrering
4. Kundetilfredshedsundersøgelser
5. Brug af cookies

3. Formål og retsgrundlag for behandling af persondata

3.1
Birn indsamler kun de persondata, som er nødvendige for, at Birn kan levere den bedst mulige tjeneste til dig, og vi anvender kun dine persondata til de formål, der er beskrevet i denne Persondatapolitik.

3.2
Kommunikation med Birn

3.2.1
Hvis du vælger at kontakte os ved personligt fremmøde eller via e-mail, indsamler vi dit navn, din e-mailadresse, evt. din stillingsbetegnelse, dit telefonnr., firmanavn og adresse samt øvrige personoplysninger, som du oplyser i din e-mail eller besked til os, herunder fx din købshistorik.

3.2.2
Hvis du vælger at kontakte os ved brug af vores kontaktformular på vores Hjemmeside, indsamler vi din e-mailadresse samt øvrige personoplysninger, som du oplyser i kontaktformularens fritekstfelt.

3.2.3
Indsamling af disse personoplysninger sker på baggrund i en legitim interesse i at kunne yde dig og dit firma den bedste og mest hensigtsmæssige service, herunder for at kunne svare på dine spørgsmål og kommentarer. Behandlingsgrundlaget er Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, lit. f.

3.2.4
Vi opbevarer dine personoplysninger i op til 3 år efter din sidste henvendelse til os.

3.3
Indgåelse af kundeaftale

3.3.1
Med henblik på at kunne indgå en aftale med kunder, leverandører og samarbejdspartnere, som du repræsenterer eller handler på vegne af, vil vi i mange tilfælde indsamle dit navn, din e-mailadresse, tlf. nr., rolle, stillingsbetegnelse, virksomhedens navn, adresse og kundenummer. Derudover indsamler vi også oplysninger om ordrer, herunder betalings- transaktionsoplysninger, ordrestatus, forsendelsesoplysninger, som kan knyttes til dine kontaktoplysninger.

3.3.2 Indsamling og vores brug af disse personoplysninger sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne kommunikere med kunder, leverandører og samarbejdspartnere, som du repræsenterer eller handler på vegne af. Dette sker med grundlag i Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

3.3.3
Vi opbevarer dine personoplysninger i op til 3 år efter, at aftalen med kunden, leverandøren og samarbejdspartneren er ophørt.

3.4
Gæsteregistrering

3.4.1
Besøger du Birn som gæst, behandler vi personoplysninger om dig. Vi indsamler dit navn, firmanavn og evt. dit tlf. nr. til brug for registrering i vores reception, når du ankommer til Birn.

3.4.2
Indsamling af disse data sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne føre kontrol med hvem, der opholder sig på vores ejendom af sikkerhedsmæssige hensyn. Dette sker med grundlag i Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

3.4.3
Vi opbevarer oplysninger i forbindelse med gæsteregistrering i op til 1 måned efter dit besøg.

3.5
Kundetilfredshedsundersøgelser

3.5.1
Med henblik på at forbedre vores produkter og services, således at vi kan tilbyde dig den bedst mulige oplevelse, når du er i kontakt med os, indsamler vi personoplysninger om dig, som du oplyser os i forbindelse med din gennemførelse af kundetilfredshedsundersøgelser. Vi indsamler dit navn, stillingsbetegnelse, din e-mailadresse, dit tlf. nr., kundesegmentoplysninger og de svar, som du oplyser os i tilfredshedsundersøgelsen.

3.5.2
Indsamling af og behandling af de nævnte data sker på baggrund af en legitim interesse i at kunne forbedre vores service og oplevelse af Birn, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

3.5.3
Vi opbevarer disse data i 1 år fra indsamlingstidspunktet, hvorefter de anonymiseres, således at vi ikke længere vil kunne identificere dig ud fra svarene. De anonymiserede svar bruges til at følge op på vores udvikling ift. forbedring af produkter og servicen.

3.6
Indsamling af data ved brug af cookies

3.6.1
Når du bruger vores Hjemmeside, indsamler og behandler vi en række oplysninger om dig i forbindelse med vores brug af cookies til statistiske formål, bl.a. for at optimere vores Hjemmeside baseret på geolokalisering.

3.6.2
Der behandles følgende almindelige personoplysninger om dig: hvilke sider du har besøgt, geografisk placering og informationer om din browser samt hvilke søgetermer du bruger.

3.6.3
Din IP-adresse anonymiseres, således at oplysningen i sig selv ikke udgør en information, som kan identificere dig. Men det kan ikke afvises, at oplysninger nævnt i pkt. 3.6.2 samlet set kan medføre, at vi vil kunne identificere dig, og der derfor er tale om behandling af personoplysninger.

3.6.4
Retsgrundlaget findes i Birns legitime interesse i at generere statistikker og derigennem analysere brugen af vores Hjemmeside, bl.a. for at kunne optimere denne, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

3.6.5
Du finder et overblik over, hvilke cookies Birn anvender, og hvordan du sletter dem mv., i vores cookieinformation.

4. Brug af databehandlere

4.1
Birn anvender eksterne virksomheder til at foretage den tekniske drift af Hjemmesiden og anden assistance i forbindelse med ovennævnte behandlingsaktiviteter. Disse virksomheder er under vores instruks og behandler data for hvilke, vi er dataansvarlige. Databehandlerne må ikke anvende dataene til andet formål end opfyldelse af aftalen med os.

5. Dine rettigheder

5.1
Som registreret bruger af Birn har du en række rettigheder i henhold til den gældende persondatalovgivning, jf. pkt. 2 ovenfor. Birn har nedenfor beskrevet dine rettigheder i de tilfælde, hvor Birn behandler persondata om dig.

5.2
Du kan sende en anmodning om udnyttelse af en af dine rettigheder ved brug af kontaktoplysningerne, som fremgår af pkt. 2. I forbindelse med fremsendelse af din anmodning skal du oplyse dit fulde navn samt din e-mailadresse.

5.3
Når Birn har modtaget din anmodning, undersøger Birn, om Birn kan identificere dig som bruger, og om det er dig, der har rettet henvendelse, samt om betingelserne for rettigheden er opfyldt. I bekræftende fald sørger Birn for, at rettigheden bliver opfyldt.

5.4
Som udgangspunkt kan du til enhver tid gratis benytte dig af dine rettigheder. Såfremt du beder om ekstra kopier af oplysninger, kan Birn dog opkræve et gebyr herfor. Ved anmodninger, som er åbenbart grundløse eller overdrevne, kan vi også enten opkræve et gebyr for at give oplysninger eller afvise at efterkomme anmodningen. Udøvelsen af dine rettigheder må heller ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder, og Birn kan derfor nægte at opfylde dine rettigheder helt eller delvist, hvis der vil være tale herom.

5.5
Indsigt og berigtigelse i forhold til persondata

5.5.1
Som registreret bruger hos Birn har du altid ret til indsigt i, hvilke persondata der er registreret om dig. Du kan ved at rette skriftlig henvendelse til Birn få oplyst, hvilke persondata Birn som dataansvarlig behandler om dig, hvilket formål behandlingen har, og hvem der modtager dataene samt en række andre oplysninger.

5.5.2
Såfremt du opdager, at de persondata, du selv har udleveret til Birn, er fejlbehæftede eller vildledende, skal du rette henvendelse til Birn om dette, hvorefter Birn foretager rettelse af disse data.

5.6
Ret til sletning

5.6.1
Du har ret til at få dine persondata slettet af os uden unødig forsinkelse, hvis Birn ikke længere har et formål med behandling af dine persondata, eller du gør indsigelse mod den behandling af dine persondata, som sker med henblik på direkte markedsføring eller som sker i medfør af Databeskyttelseslovens art. 6, stk. 1, litra f. Hvis Birn kan påvise vægtige legitime grunde til fortsat behandling, der går forud for dine interesser, rettigheder og friheder, eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er Birn ikke forpligtet til at slette dine persondata.

5.7
Ret til begrænsning af behandling

5.7.1
Du har ret til at opnå begrænsning af Birns behandling af dine persondata, fx hvis du bestrider rigtigheden af dine persondata, eller du har gjort indsigelse mod den behandling af dine persondata, som er baseret på legitime interesser i medfør af Databeskyttelseslovens art. 6, stk. 1, litra f. Birn vil i så fald alene opbevare dine persondata, indtil din indsigelse er behandlet. Såfremt Birn hæver begrænsningen af Birns behandling af dine persondata, vil du forinden blive orienteret om dette.

5.8
Ret til dataportabilitet

5.8.1
Du har ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at få de oplysninger, som du selv har afgivet overfor Birn, overført, hvor behandlingen er baseret på en aftale i medfør af Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b eller dit samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

5.9
Ret til at gøre indsigelse

5.9.1
Du har altid ret til af grunde, der vedrører din særlige situation, at gøre indsigelse mod Birns behandling af dine persondata, hvis behandlingen er baseret på legitime interesser i medfør af Databeskyttelseslovens art. 6, stk. 1, litra f.

5.9.2
Hvis du gør indsigelse mod behandlingen, er Birn ikke længere berettiget til at behandle dine persondata, medmindre Birn kan påvise vægtige legitime grunde til fortsat behandling, der går forud for dine interesser, rettigheder og friheder, eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

5.9.3
Du har tillige altid ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine persondata, hvis behandlingen sker med henblik på direkte markedsføring. Hvis du gør indsigelse mod en sådan behandling, må Birn ikke længere behandle dine persondata til dette formål.

5.10
Ret til at klage

5.10.1
Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine persondata, udnyttelsen af dine rettigheder eller ønsker at klage over Birns behandling af dine persondata, er du velkommen til at kontakte Birn ved brug af kontaktoplysningerne i pkt. 2. Du kan også indgive en klage til det danske Datatilsyn, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail: dt@datatilsynet.dk, over Birns behandling af dine persondata.

6. Sletning af persondata

6.1
Birn opbevarer dine personoplysninger i henhold til de specifikke slettefrister, som er beskrevet for hver enkelt behandlingsaktivitet beskrevet ovenfor i afsnit 3.

6.2
Af regnskabs- og skattemæssige hensyn lagrer Birn visse personlige data i en periode på op til 5 år fra sletningen af dine persondata. Dine persondata anvendes i en sådan situation ikke til andre formål. Du kan til enhver tid anmode Birn om at få slettet dine persondata.

7. Ændringer af Persondatapolitikken

7.1
Birn opdaterer og ændrer løbende Persondatapolitikken, så den løbende er tilpasset lovgivningen og den teknologiske udvikling. Såfremt Birn foretager ændringer i Persondata-politikken, vil du blive orienteret om dette ved din næstkommende brug af Hjemmesiden samt ved e-mail til den e-mailadresse, som du har oplyst overfor Birn.

7.2
Birn kan til enhver tid og uden varsel ændre Persondatapolitikken. Den seneste version findes altid på Hjemmesiden.

8. Version

8.1
Denne Persondatapolitik er senest opdateret i oktober 2021 og erstatter alle tidligere gældende politikker.